08.05.2012
Die Zertifizierungen gehen weiter: Astaro Certified Administrator
27.01.2012
erneute Virtualisierungssoftware Zertifikationen von microPLAN-Mitarbeitern
Integration in die DATEV Umgebung
Als Beispiel für die weitgehende Einbettung des DATEV DMS in die DATEV Umgebung möchten wir hier die Anbindung von DATEV DMS und DATEV Fristen und Bescheide (FUB) kurz darstellen.
Eine bidirektionale Schnittstelle erstellt bei der Indizierung im DMS automatisch einen entsprechenden Posteingangs- bzw. Postausgangssatz im FUB. Die Fristen werden berechnet und die entsprechenden Eintragungen in FUB und DMS vorgenommen. Durch diese Integration wird eine doppelte Bearbeitung des Posteingangs bzw. Postausgangs vermieden. Dennoch stehen sämtliche Informationen an allen Arbeitsplätzen in allen relevanten Programmen zur Verfügung.
Für viele DATEV Anwendungen existieren bereits Schnittstellen, z.B.: für die Eigenorganisations-Produkte, das DATEV ReWe Programm – um nur einige zu nennen. Mit dieser engen Verzahnung wird ein weiterer Rationalisierungseffekt erzielt, da die anfallenden Informationen ohne Doppelarbeiten unmittelbar ab dem Erstellungszeitpunkt bereitstehen.
MS-Office Anbindung
Wichtig für eine optimale Ausnutzung eines DMS ist die vollständige elektronische Mandantenakte. Um dies bei der täglichen Arbeit zu gewährleisten, stehen Schnittstellen für die Standard-Office Programme bereit. Diese stellen sicher, dass die in der Kanzlei erzeugten Dokumente einfach und automatisch in das DMS einfließen. Die Benutzer arbeiten dann sowohl in Word als auch im DMS mit den gleichen Bedienungselementen, um Dokumente zu speichern. Das bedeutet eine weitere Vereinfachung und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe.
Um absolut sicher zu gehen, werden in der Word-Menüstruktur die Punkte zum Speichern von Dokumenten im normalen Dateisystem gesperrt oder besser noch ganz herausgenommen.
FAX- / E-Mail-Integration
Wie bei der MS-Office Integration wird mit der Fax- und E-Mail-Anbindung über MS-Outlook eine weitere Dokumentenquelle erschlossen. Auch die Schnittstelle ist bidirektional. Sie ermöglicht es, E-Mails komplett, nur den E-Mail Anhang, oder nur den E-Mail-Text in das DATEV DMS zu übergeben. Umgekehrt können alle im DMS enthaltenen Dokumente einfach unter Nutzung der MAPI-Schnittstelle an das E-Mail System übergeben werden.
Über die MS-Outlook Eingangsbox werden elektronisch empfangene Faxe in das DATEV DMS übermittelt. Die MS-Outlook Eingangsbox wird von den meisten EDV-Fax-Systemen unterstützt.
Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweiten Informationssystemen
Rechteverwaltung
Da im DMS alle Dokumente enthalten sind, müssen die Berechtigungen und Zugriffsstrukturen auf die Dokumente geregelt werden. Hierfür steht eine benutzer- und gruppenbezogene Rechteverwaltung zur Verfügung. Mit diesen Zugriffslisten lassen sich Gruppen von Dokumenten definieren, die nur für ausgewählte Benutzer verfügbar sind. Ebenso ist es möglich, partielle Schwärzungen von Dokumenten für bestimmte Benutzer wieder aufzuheben.
Sollen z.B. die Dokumente eines VIP Mandanten oder Kunden nur für die Kanzleileitung und einen Sachbearbeiter verfügbar gemacht werden, wird eine entsprechende Zugriffsliste definiert, die entsprechende Berechtigungen enthält. Wechselt der Sachbearbeiter, wird nur diese Zugriffsliste geändert.
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Als Beispiel für die weitgehende Einbettung des DATEV DMS in die DATEV Umgebung möchten wir hier die Anbindung von DATEV DMS und DATEV Fristen und Bescheide (FUB) kurz darstellen.
Eine bidirektionale Schnittstelle erstellt bei der Indizierung im DMS automatisch einen entsprechenden Posteingangs- bzw. Postausgangssatz im FUB. Die Fristen werden berechnet und die entsprechenden Eintragungen in FUB und DMS vorgenommen. Durch diese Integration wird eine doppelte Bearbeitung des Posteingangs bzw. Postausgangs vermieden. Dennoch stehen sämtliche Informationen an allen Arbeitsplätzen in allen relevanten Programmen zur Verfügung.
Für viele DATEV Anwendungen existieren bereits Schnittstellen, z.B.: für die Eigenorganisations-Produkte, das DATEV ReWe Programm – um nur einige zu nennen. Mit dieser engen Verzahnung wird ein weiterer Rationalisierungseffekt erzielt, da die anfallenden Informationen ohne Doppelarbeiten unmittelbar ab dem Erstellungszeitpunkt bereitstehen.
MS-Office Anbindung
Wichtig für eine optimale Ausnutzung eines DMS ist die vollständige elektronische Mandantenakte. Um dies bei der täglichen Arbeit zu gewährleisten, stehen Schnittstellen für die Standard-Office Programme bereit. Diese stellen sicher, dass die in der Kanzlei erzeugten Dokumente einfach und automatisch in das DMS einfließen. Die Benutzer arbeiten dann sowohl in Word als auch im DMS mit den gleichen Bedienungselementen, um Dokumente zu speichern. Das bedeutet eine weitere Vereinfachung und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe.
Um absolut sicher zu gehen, werden in der Word-Menüstruktur die Punkte zum Speichern von Dokumenten im normalen Dateisystem gesperrt oder besser noch ganz herausgenommen.
FAX- / E-Mail-Integration
Wie bei der MS-Office Integration wird mit der Fax- und E-Mail-Anbindung über MS-Outlook eine weitere Dokumentenquelle erschlossen. Auch die Schnittstelle ist bidirektional. Sie ermöglicht es, E-Mails komplett, nur den E-Mail Anhang, oder nur den E-Mail-Text in das DATEV DMS zu übergeben. Umgekehrt können alle im DMS enthaltenen Dokumente einfach unter Nutzung der MAPI-Schnittstelle an das E-Mail System übergeben werden.
Über die MS-Outlook Eingangsbox werden elektronisch empfangene Faxe in das DATEV DMS übermittelt. Die MS-Outlook Eingangsbox wird von den meisten EDV-Fax-Systemen unterstützt.
Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweiten Informationssystemen
Rechteverwaltung
Da im DMS alle Dokumente enthalten sind, müssen die Berechtigungen und Zugriffsstrukturen auf die Dokumente geregelt werden. Hierfür steht eine benutzer- und gruppenbezogene Rechteverwaltung zur Verfügung. Mit diesen Zugriffslisten lassen sich Gruppen von Dokumenten definieren, die nur für ausgewählte Benutzer verfügbar sind. Ebenso ist es möglich, partielle Schwärzungen von Dokumenten für bestimmte Benutzer wieder aufzuheben.
Sollen z.B. die Dokumente eines VIP Mandanten oder Kunden nur für die Kanzleileitung und einen Sachbearbeiter verfügbar gemacht werden, wird eine entsprechende Zugriffsliste definiert, die entsprechende Berechtigungen enthält. Wechselt der Sachbearbeiter, wird nur diese Zugriffsliste geändert.
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