Die Einführung eines DMS gliedert sich in die folgenden Phasen, die fließend ineinander übergehen.
  • Individuelle Einstiegsplanung
  • Installation und Implementierung
  • Schulung
  • Wartung
Einstiegsplanung:

Vor der Integration eines DMS wird die gewohnte individuelle Ablauforganisation genau untersucht. Nur so ist eine Anpassung des DMS an die Gegebenheiten in Ihrer Kanzlei möglich. Bei dieser Gelegenheit können bestehende Organisationsstrukturen optimiert werden.

Soll der Bereich Workflow mit Vorgangsbearbeitung und Genehmigungsverfahren mit untersucht werden, ergeben sich weitere wichtige Punkte.

Die Einführung von DMS ist also in erster Linie eine organisatorische Aufgabe. Damit ist der Erfolg abhängig von der genauen Analyse der Prozesse, der individuellen Arbeitsweisen und deren Einbindung in das System. Daher sollten schon während der Planungsphase alle entscheidenden Kanzleimitarbeiter mit einbezogen werden. So kann auch von Beginn an eine hohe Akzeptanz des Systems erreicht werden.

Um die Rahmenbedingungen und Details zu klären, führen wir gemeinsam mit der Kanzleileitung und den entscheidenden Mitarbeitern eine Einstiegsberatung für folgende Schwerpunkte durch:
  • Analyse der Abläufe in den Bereichen Verwaltung, Posteingang und Postausgang
  • individueller Kanzlei-Workflow
  • Ermittlung von Stärken und Schwächen der einzelnen Prozessabläufe
  • Analyse der existierenden Daten
Installation und Implementierung

Für die komplette Abwicklung Ihres DMS-Projektes stehen Ihnen speziell für das DATEV DMS ausgebildete Mitarbeiter zur Verfügung. Jeder von Ihnen kann auf mehr als 10 Jahre Erfahrung im DATEV EDV Umfeld zurückgreifen.

Phasen der Durchführung:
  • IST-Analyse, technische Infrastruktur
  • Soll-Konzept, Organisatorische Konzeption
  • Implementierung / Installation
  • Schulung / Einführung
  • Review, Feinjustierung (Optimierung)
Im Rahmen unserer DATEV SystempartnerPlus Qualifizierung stehen Ihnen die Kenntnisse und Erfahrungen des DMS Consulting-Teams und die DATEV DMS Hotline in allen Fragen der Schulung, Konfiguration und Anpassung zur Verfügung.

Schulung

Wir führen gleichzeitig mit der DMS-Einführung Schulungen für alle Mitarbeiter durch. Mit einem bewährten Schulungsleitfaden, der auf Ihr kanzleieigenes System abgestimmt ist, werden die Grundlagen für einen effektiven Betrieb gelegt, der von all Ihren Mitarbeitern mitgetragen wird.

Erstmals nach ca. 2 Wochen und nochmals nach 2 bis 3 Monaten folgen sogenannte „Review-Termine“, um die gesammelten Erfahrungen im System optimal umzusetzen und weitere Systemfragen in der Kanzleiumgebung zu klären.

Wartung
  • Für den sicher laufenden Betrieb, Support und die Pflege stehen Ihnen unsere bewährten Service-Angebote zur Seite.
Online-Systempflege
  • 24-Stunden-Online-Überwachung der Server, Fernwartungseinrichtung zur schnellen Hilfe, mit maximal 4 Stunden Reaktionszeit, kostenlose Ersatzstellung im Fehlerfall.
Server-Systempflege
  • Regelmäßige Wartung der Server und aller unternehmenskritischen Komponenten, automatisches Update der Softwarekomponenten und Anwendungssoftware.
Netzwerk-Systempflege
  • Anwenderunterstützung per Telefon und Fernwartung, Online-Seminare und Remote
    Desktop Unterstützung.

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