Ursprünglich war das DMS für den Bereich Archivierung und automatische Ablage gedacht. Heute treten auch dynamische Aspekte der Workflow- (WFMS) und Wissens-Management-Systeme (WMS) in den Vordergrund. Das heutige DMS setzt sich aus den folgenden wesentlichen Modulen zusammen:

Dokumenten-Verwaltung
  • manuelle, halbautomatische und vollautomatische Indizierung / Verschlagwortung von Dokumenten
  • Einbindung von Scannern, Anwendungsprogrammen
  • Erfassen von Druckausgaben und bereits vorhandenen digitalen Daten
Im Vordergrund steht die schnelle Erfassung und die einfache Verarbeitung aller eingehenden Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen. Das Augenmerk liegt auf der Integration einer breiten Palette von Schnittstellen und Anwendungen. Hierdurch kann die „Verschlagwortung / Indizierung“ weitestgehend automatisch erfolgen und zwar für alle Dokumentenarten unter einer homogenen Benutzeroberfläche.

Dokumenten-Workflow
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten in individuell definierten Prozessen
  • Erfassung der Historie von Dokumenten
  • Genehmigungs- und Kompetenzregelungen
  • Fristenkontrolle
Sobald ein Dokument aufgenommen worden ist, befindet es sich in einem Bearbeitungsprozess, der durch das DMS nachgebildet wird. Durch die unmittelbare Verfügbarkeit der Dokumente können verschiedene Prozesse an unterschiedlichen Arbeitsplätzen sehr effizient gestaltet werden. Der fehleranfällige und umständliche Papiertransport von und zu den einzelnen Arbeitsstationen entfällt.
Die Übersicht über den Bearbeitungszustand für ein Dokument wird vereinfacht. Jeder Bearbeitungsschritt wird mit den Revisionen eines Dokumentes automatisch mitverfolgt. Die wesentliche Aufgabe bei der Implementierung ist also die exakte Abbildung aller Geschäftsprozesse bei gleichzeitig optimalem Rationalisierungseffekt.

Revisionssichere Archivierung
  • platzsparende und kostengünstige Archivierung der Dokumente
  • Revisionssicherheit
Sichere Ablage, einfaches Recherchieren sowie die ständige Reproduzierbarkeit des originären Dokumentes ist einer der wichtigsten Aspekte des DMS. Diese Verfahren wurden ab dem
01.01.2002 vom Gesetzgeber im Rahmen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) geregelt. In diesem Zusammenhang müssen originär
elektronische und gleichzeitig steuerrelevante Daten maschinenlesbar dem Finanzamt zugänglich gemacht werden.

zurück