27.01.2012
erneute Virtualisierungssoftware Zertifikationen von microPLAN-Mitarbeitern
09.08.2011
Fachinformatiker gesucht
MS-Office Anbindung
Wichtig für eine optimale Ausnutzung eines DMS ist die vollständige elektronische Akte. Um dies bei der täglichen Arbeit zu gewährleisten, stehen Schnittstellen für die Standard-Office Programme bereit. Diese stellen sicher, dass die in Ihrem Unternehmen erzeugten Dokumente einfach und automatisch in das DMS einfließen. Die Benutzer arbeiten dann sowohl in Word als auch im DMS mit den gleichen Bedienungselementen, um Dokumente zu speichern. Das bedeutet eine weitere Vereinfachung und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe.
Um absolut sicher zu gehen, werden in der Word-Menüstruktur die Punkte zum Speichern von Dokumenten im normalen Dateisystem gesperrt oder besser noch ganz herausgenommen.
FAX- / E-Mail-Integration
Wie bei der MS-Office Integration wird mit der Fax- und E-Mail-Anbindung über MS-Outlook eine weitere Dokumentenquelle erschlossen. Auch die Schnittstelle ist bidirektional. Sie ermöglicht es, E-Mails komplett, nur den E-Mail Anhang, oder nur den E-Mail-Text in das DMS zu übergeben. Umgekehrt können alle im DMS enthaltenen Dokumente einfach unter Nutzung der MAPI-Schnittstelle an das E-Mail System übergeben werden.
Über die MS-Outlook Eingangsbox werden elektronisch empfangene Faxe in das DMS übermittelt. Die MS-Outlook Eingangsbox wird von den meisten EDV-Fax-Systemen unterstützt.
Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweiten Informationssystemen
Rechteverwaltung
Da im DMS alle Dokumente enthalten sind, müssen die Berechtigungen und Zugriffsstrukturen auf die Dokumente geregelt werden. Hierfür steht eine benutzer- und gruppenbezogene Rechteverwaltung zur Verfügung. Mit diesen Zugriffslisten lassen sich Gruppen von Dokumenten definieren, die nur für ausgewählte Benutzer verfügbar sind. Ebenso ist es möglich, partielle Schwärzungen von Dokumenten für bestimmte Benutzer wieder aufzuheben.
Sollen z.B. die Dokumente eines VIP Kunden nur für die Geschäftsleitung und einen Sachbearbeiter verfügbar gemacht werden, wird eine entsprechende Zugriffsliste definiert, die entsprechende Berechtigungen enthält. Wechselt der Sachbearbeiter, wird nur diese Zugriffsliste geändert.
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Wichtig für eine optimale Ausnutzung eines DMS ist die vollständige elektronische Akte. Um dies bei der täglichen Arbeit zu gewährleisten, stehen Schnittstellen für die Standard-Office Programme bereit. Diese stellen sicher, dass die in Ihrem Unternehmen erzeugten Dokumente einfach und automatisch in das DMS einfließen. Die Benutzer arbeiten dann sowohl in Word als auch im DMS mit den gleichen Bedienungselementen, um Dokumente zu speichern. Das bedeutet eine weitere Vereinfachung und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe.
Um absolut sicher zu gehen, werden in der Word-Menüstruktur die Punkte zum Speichern von Dokumenten im normalen Dateisystem gesperrt oder besser noch ganz herausgenommen.
FAX- / E-Mail-Integration
Wie bei der MS-Office Integration wird mit der Fax- und E-Mail-Anbindung über MS-Outlook eine weitere Dokumentenquelle erschlossen. Auch die Schnittstelle ist bidirektional. Sie ermöglicht es, E-Mails komplett, nur den E-Mail Anhang, oder nur den E-Mail-Text in das DMS zu übergeben. Umgekehrt können alle im DMS enthaltenen Dokumente einfach unter Nutzung der MAPI-Schnittstelle an das E-Mail System übergeben werden.
Über die MS-Outlook Eingangsbox werden elektronisch empfangene Faxe in das DMS übermittelt. Die MS-Outlook Eingangsbox wird von den meisten EDV-Fax-Systemen unterstützt.
Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweiten Informationssystemen
Rechteverwaltung
Da im DMS alle Dokumente enthalten sind, müssen die Berechtigungen und Zugriffsstrukturen auf die Dokumente geregelt werden. Hierfür steht eine benutzer- und gruppenbezogene Rechteverwaltung zur Verfügung. Mit diesen Zugriffslisten lassen sich Gruppen von Dokumenten definieren, die nur für ausgewählte Benutzer verfügbar sind. Ebenso ist es möglich, partielle Schwärzungen von Dokumenten für bestimmte Benutzer wieder aufzuheben.
Sollen z.B. die Dokumente eines VIP Kunden nur für die Geschäftsleitung und einen Sachbearbeiter verfügbar gemacht werden, wird eine entsprechende Zugriffsliste definiert, die entsprechende Berechtigungen enthält. Wechselt der Sachbearbeiter, wird nur diese Zugriffsliste geändert.
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