Vorteile von DMS gegenüber Papierarchiven:
  • gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Benutzer
  • geringerer Platzbedarf für das Archiv
  • schnellerer Zugriff und damit schnellere Verfügbarkeit
  • Anreicherung der Dokumente durch zusätzliche Informationen (rein textuell, Multimedia)
  • Integration in WFMS, Groupware, betriebswirtschaftlichen Systemen (z.B. SAP R/3) oder firmenweiten Informationssystemen
  • komfortable Recherche, Referenzen
  • hierarchische Zugriffsregelungen: Sperren, Zugriffsrechte
  • deutliche Erhöhung der Effizienz pro Arbeitsplatz
Nachteile von DMS gegenüber Papierarchiven:
  • die einmalige Eingabe eines Dokumentes ist aufwändiger, z.B.: Hauspostvorverarbeitung, Scannen, Indizieren. Die Eingabe kann je nach Dokument unterschiedlich sein (Farbe, Größe, Schriftgröße, Fax (Qualität), Inhalt, Seitenzahl, ...)
  • Papier als Arbeitsmedium entfällt
  • hoher Anteil an Bildschirmarbeit (Arbeitsplatzgestaltung)
  • einseitige Körperhaltung (freie Lesehaltung bei Papier)
  • Kosten, komplexe Systeme, Fachpersonal