Wie ein Jugend- & Familiendienst Vorteile moderner Telekommunikation nutzt

Der Herbst ist da, schon der Morgen an diesem vierten Oktober ist nasskalt und die erste Schnupfenwelle schwappt über das Land. Eltern rufen in den Kitas an und melden ihre Kleinen krank. Die Drähte glühen. Bis um viertel nach zehn finden knapp 300 Telefongespräche beim Jugend- und Familiendienst (JFD) statt. 90 Prozent davon kommen von extern. Es sind die Eltern der verschnupften Kinder.

Der Verein aus Rheine in Nordrhein-Westfalen betreibt in der Stadt und dem dazugehörigen Landkreis Steinfurt 15 Kindertagesstätten, organisiert Schulbetreuungen und Freizeitangebote für Jugendliche. Hinzu kommen kreative und berufliche Weiterbildungskurse, Sorgentelefone und eine Großküche, die mehr als 1.000 Essen pro Tag kocht. André Exler kümmert sich im Verein um Finanzbuchhaltung sowie EDV. Er weiß, wie wichtig das Telefon für den Verein und die Bürger ist. Intern und extern kommunizieren an einem normalen Arbeitstag mehr als 600 Menschen via Telefon mit den 425 Mitarbeitern des JFDs. Doch die Telekom-Welt im Verein ist kompliziert. 30 Standorte sind über die Jahre hinweg entstanden und werden erweitert. Jedes Haus hat seine eigene Telefonleitung mit individueller Bandbreite und meist seinen eigenen Anbieter.

2019 steht eine Zäsur an. Alter Server müssen erneuert werden. Für Exler der passende Zeitpunkt die Telefonanschlüsse zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. „Davor hatten wir schon Bammel“, sagt der Finanzbuchhalter. Doch mit Hilfe des IT-Hauses microPLAN (IT-Systemhaus GmbH) gelingt es, alte Verträge fristgerecht zu kündigen bzw. auslaufen zu lassen und durch einen zentralen Provider zu ersetzen. Das Gute daran: peoplefone Deutschland bietet Rufnummern als 100-er Blöcke an. Jeder Fachbereich des JFD erhält standortübergreifend einen Nummernblock. So sind alle Kitas inzwischen mit der Durchwahl 200 vereinheitlicht. Zudem bekommt jede Kita-Gruppe ein eigenes mobiles Telefon. „Mit diesem Schritt haben wir unsere administrativen Arbeitsprozesse enorm gestrafft“, ist sich Exler sicher und liefert ein Beispiel.

Wenn wie an diesem Oktobermorgen fasst 300 Eltern anrufen, klingeln die Apparate heute in den jeweiligen Gruppen. Die verantwortliche Pädagogin bekommt genau die Anrufe, die ihre Gruppe betreffen. Vor 2019 gibt es beim JDF Sammelnummern, dort nahm eine Kollegin alle Anrufe für den jeweiligen Standort an und teilte dann denn Gruppenleiterinnen mit, welche Kinder nicht kommen. Dieser Prozessschritt ist inzwischen weggefallen. Letztlich bleibt dadurch mehr Zeit für die Fachkräfte, um personell zu jonglieren – auch Kolleginnen melden sich mal krank – und um sich um die Kinder zu kümmern. Auch die Essenslieferung sowie -ausgabe läuft inzwischen reibungsloser, weil einzelne Gruppen miteinander kurz ein „Essen ist fertig“-Signal via Telefon senden, statt durchs Haus zu marschieren und die frohe Botschaft zu verkünden. Vorteil: Das Mittagsmahl kann schneller erreicht und warm, statt durch den Zeitverlust lauwarm, gegessen werden.

Weil der JFD neben Kitas auch Jugend- und Erwachsenenangebote im Portfolio hat, stehen auch am Nachmittag die Telefone kaum still. „Es ist unser wichtigstes Kommunikationswerkzeug“, sagt Exler. Spezielle Beratungsangebote und Weiterbildungskurse seien gefragt und würden meist per Telefon vereinbart. Obwohl es wie bei den Mittagessen die Möglichkeit zur Onlinebuchung gebe, würden vor allem kurzfristig Termine via Telefon vereinbart oder Bestellungen geändert.

Neben den Anschlüssen, die nun zentral verwaltet werden – was auch die Buchhaltung verschlankt – kann Exler die Telefonanlage virtuell gestalten. Denn auch sie ist als sogenanntes Softphone inzwischen „nur“ noch ein webbasiertes Onlineprogramm. „Das vereinfacht letztlich den Datenschutz“, sagt Exler. Denn statt 30 Firewalls an jedem Standort, genießt das System jetzt eine zentrale Schutzinstallation, die vom Systemhaus online betreut werde. „Dadurch sparen wir erfreulicherweise sogar Wartungszeit- und kosten“, fasst Exler zusammen. Zeit sparen auch die Kollegen, die keine ausgedruckte und oft veraltete Telefonliste mehr durchstöbern müssen, um Kolleginnen anderer Fachbereiche zu finden. Via online Telefonbuch reicht es, den Nachnamen einzutippen und das Programm schlägt alle Müllers und Maiers vor, die beim JFD arbeiten.

Michael Sudahl
Freier Journalist,
Der Medienberater
Kontakt: sudahl@der-medienberater.de

Die Buchführung mit digitalen Belegen –
mit DATEV Unternehmen online

Ein papierarmer Umgang und Revisionssicherheit auch beim Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch ist mit DATEV Unternehmen online möglich! Es bietet die ideale Grundlage, um die kaufmännischen Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens digital abzubilden.

Die Buchführung mit digitalen Belegen erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten mit nur einer Anwendung: DATEV Unternehmen online. Je nach Gestaltung der Zusammenarbeit stellen Mandanten ihre Belege und Daten dem Steuerberater elektronisch zur Verfügung und übernehmen vorbereitende Tätigkeiten (zum Beispiel die Vorerfassung der Kassenbelege). Diese Daten holt sich der Steuerberater online, um Finanzbuchführungen und Lohnabrechnungen zu erstellen.

Anschließend wird den Mandanten die Auswertungen für die Bereiche Fibu, OPOS, Kostenrechnung und Lohn, ebenfalls über Unternehmen online, bereitgestellt. Damit haben Mandanten immer aktuelle Auswertungen für die Steuerung ihres Unternehmens, ohne dass diese auf Papier verschickt werden müssen.

Darüber hinaus bietet Ihnen DATEV Unternehmen online noch weitere vorteilhafte Funktionen wie z. B. den digitalen Zahlungsverkehr, die Lohn-Vorerfassung sowie die digitale Auftragsbearbeitung.

Um all diese Funktionen zu nutzen, benötigt Sie ausschließlich eine DATEV SmartCard sowie einen Internetzugang. Es müssen keinerlei aufwendige Installationen durchgeführt werden.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Gerne beraten wir Sie persönlich!

Sie erreichen uns per E-Mail an telefonie@microplan.de oder telefonisch unter 02572 9365 – 200.

Digitaler Konferenzraum und Microsoft Teams

Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewohnte Maßnahmen. Wir bei microPLAN haben das Potential digitaler Konferenzräume längst für uns erkannt. Und Sie?

Mit dem Projekt „Digitaler Konferenzraum“ geben wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Infrastruktur für Konferenzräume essenziell zu verbessern und dabei auch noch laufende Kosten zu senken!

Unsere individuellen Lösungen ermöglichen jedem Kollegen von überall an einem Meeting teilzunehmen. Egal, ob er im Büro, zuhause oder unterwegs ist. Voraussetzung ist dafür ein internetfähiges Endgerät, unser Videokonferenzsystem und eine Videokonferenzplattform wie z. B. Microsoft Teams.

Unsere modernen Videokonferenzsysteme erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag und eröffnen eine flexible Form der Teamarbeit. Lassen Sie uns diese neuen Möglichkeiten zusammen entdecken!

Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Gerne beraten wir Sie persönlich und finden gemeinsam mit Ihnen die Kommunikations-Strategie, die zu Ihnen passt.

Sie erreichen uns per E-Mail an telefonie@microplan.de oder telefonisch unter 02572 9365 -555.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!

Microsoft Teams – der zentraler Ort für Teamarbeit

Mit der Kollaborationslösung von Microsoft können Sie unter anderem (Gruppen-)Chats starten, Video- und Audioanrufe durchführen, Online Meetings ansetzen und Dokumente freigeben sowie diese gemeinsame bearbeiten – und das standortunabhängig, wo auch immer Sie sich gerade befinden.

 

Die Vorteile:

• Neue Formen der Kommunikation: Teilnehmer können zeitlich und geografisch unabhängig kooperieren.
• Teilnehmer werden über Cloud- und Chat-basierte Kanäle zusammengebracht.
• Die virtuelle Kommunikation verringert mögliche (Reise-)Kosten.
• Daten, Dokumente, Texte oder Bilder, Videos und mehr lassen sich ganz einfach austauschen.
• Zahlreiche Funktionen von Office 365 sowie Partner-Anwendungen stehen Ihnen offen.
• Alle Dokumente können von den Teilnehmern parallel bearbeitet werden.
• Alle Dateien sind automatisch für alle Empfänger in einem Sharepoint Online Laufwerk jederzeit verfügbar.
• Der fortschreibende Chatverlauf erspart Zeit und ist eine gute Alternative zum E-Mail-Verkehr.
• Arbeitsgruppen lassen sich einfach und abteilungsübergreifend bilden und verwalten – bei Bedarf auch unterteilen.
• Hierarchien werden durchlässiger für Ideen und Impulse aus verschiedenen Unternehmensbereichen.
• Teams ist als Desktop-App, Smartphone-App und Browserlösung für alle gängigen Betriebssysteme und Geräte verfügbar.

 

Sicherheit und Datenschutz? Für Microsoft Teams kein Problem!

Die Rechenzentren der Cloud sind nach gängigen, weltweiten Standards für sichere Datenverarbeitung (ISO 27001, 27002 und 27018) zertifiziert. Die bei der Registrierung angegebenen Daten, sowie alle, die in Teams eingegeben und über Teams versendet werden, werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen und gespeichert.

 

Sind auch Sie an der nahtlosen Zusammenarbeit mit Hilfe von Microsoft Teams interessiert?

Dann kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie gerne.
Sie erreichen uns telefonisch unter telefonisch unter 02572 / 9365 – 200 oder per E-Mail an vertrieb@microplan.de.

Menü
X
X
X