Der Herbst ist da, schon der Morgen an diesem vierten Oktober ist nasskalt und die erste Schnupfenwelle schwappt über das Land. Eltern rufen in den Kitas an und melden ihre Kleinen krank. Die Drähte glühen. Bis um viertel nach zehn finden knapp 300 Telefongespräche beim Jugend- und Familiendienst (JFD) statt. 90 Prozent davon kommen von extern. Es sind die Eltern der verschnupften Kinder.

Der Verein aus Rheine in Nordrhein-Westfalen betreibt in der Stadt und dem dazugehörigen Landkreis Steinfurt 15 Kindertagesstätten, organisiert Schulbetreuungen und Freizeitangebote für Jugendliche. Hinzu kommen kreative und berufliche Weiterbildungskurse, Sorgentelefone und eine Großküche, die mehr als 1.000 Essen pro Tag kocht. André Exler kümmert sich im Verein um Finanzbuchhaltung sowie EDV. Er weiß, wie wichtig das Telefon für den Verein und die Bürger ist. Intern und extern kommunizieren an einem normalen Arbeitstag mehr als 600 Menschen via Telefon mit den 425 Mitarbeitern des JFDs. Doch die Telekom-Welt im Verein ist kompliziert. 30 Standorte sind über die Jahre hinweg entstanden und werden erweitert. Jedes Haus hat seine eigene Telefonleitung mit individueller Bandbreite und meist seinen eigenen Anbieter.

2019 steht eine Zäsur an. Alter Server müssen erneuert werden. Für Exler der passende Zeitpunkt die Telefonanschlüsse zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. „Davor hatten wir schon Bammel“, sagt der Finanzbuchhalter. Doch mit Hilfe des IT-Hauses microPLAN (IT-Systemhaus GmbH) gelingt es, alte Verträge fristgerecht zu kündigen bzw. auslaufen zu lassen und durch einen zentralen Provider zu ersetzen. Das Gute daran: peoplefone Deutschland bietet Rufnummern als 100-er Blöcke an. Jeder Fachbereich des JFD erhält standortübergreifend einen Nummernblock. So sind alle Kitas inzwischen mit der Durchwahl 200 vereinheitlicht. Zudem bekommt jede Kita-Gruppe ein eigenes mobiles Telefon. „Mit diesem Schritt haben wir unsere administrativen Arbeitsprozesse enorm gestrafft“, ist sich Exler sicher und liefert ein Beispiel.

Wenn wie an diesem Oktobermorgen fasst 300 Eltern anrufen, klingeln die Apparate heute in den jeweiligen Gruppen. Die verantwortliche Pädagogin bekommt genau die Anrufe, die ihre Gruppe betreffen. Vor 2019 gibt es beim JDF Sammelnummern, dort nahm eine Kollegin alle Anrufe für den jeweiligen Standort an und teilte dann denn Gruppenleiterinnen mit, welche Kinder nicht kommen. Dieser Prozessschritt ist inzwischen weggefallen. Letztlich bleibt dadurch mehr Zeit für die Fachkräfte, um personell zu jonglieren – auch Kolleginnen melden sich mal krank – und um sich um die Kinder zu kümmern. Auch die Essenslieferung sowie -ausgabe läuft inzwischen reibungsloser, weil einzelne Gruppen miteinander kurz ein „Essen ist fertig“-Signal via Telefon senden, statt durchs Haus zu marschieren und die frohe Botschaft zu verkünden. Vorteil: Das Mittagsmahl kann schneller erreicht und warm, statt durch den Zeitverlust lauwarm, gegessen werden.

Weil der JFD neben Kitas auch Jugend- und Erwachsenenangebote im Portfolio hat, stehen auch am Nachmittag die Telefone kaum still. „Es ist unser wichtigstes Kommunikationswerkzeug“, sagt Exler. Spezielle Beratungsangebote und Weiterbildungskurse seien gefragt und würden meist per Telefon vereinbart. Obwohl es wie bei den Mittagessen die Möglichkeit zur Onlinebuchung gebe, würden vor allem kurzfristig Termine via Telefon vereinbart oder Bestellungen geändert.

Neben den Anschlüssen, die nun zentral verwaltet werden – was auch die Buchhaltung verschlankt – kann Exler die Telefonanlage virtuell gestalten. Denn auch sie ist als sogenanntes Softphone inzwischen „nur“ noch ein webbasiertes Onlineprogramm. „Das vereinfacht letztlich den Datenschutz“, sagt Exler. Denn statt 30 Firewalls an jedem Standort, genießt das System jetzt eine zentrale Schutzinstallation, die vom Systemhaus online betreut werde. „Dadurch sparen wir erfreulicherweise sogar Wartungszeit- und kosten“, fasst Exler zusammen. Zeit sparen auch die Kollegen, die keine ausgedruckte und oft veraltete Telefonliste mehr durchstöbern müssen, um Kolleginnen anderer Fachbereiche zu finden. Via online Telefonbuch reicht es, den Nachnamen einzutippen und das Programm schlägt alle Müllers und Maiers vor, die beim JFD arbeiten.

VoIP wird auch IP-Telefonie oder Internet-Telefonie genannt und meint das Telefonieren über mit dem Internet verbundene Computernetzwerke.
Wir von microPLAN vertrauen in dieser Hinsicht schon seit Jahren auf Anschlüsse für in Deutschland gehostete Telefonsysteme. Denn wird der Server in der EU betrieben, so werden auch keine Daten mit den USA ausgetauscht; heißt, der Betrieb des Telefonsystems wird DSGVO-konform betrieben.

Auf dieses Sicherheitskonzept setzt auch die Sander Pflege-Gruppe, der private Altenheim-Träger mit über 20 Standorten in ganz Deutschland und langjähriger Kunde der microPLAN.

Gemeinsam mit dem Provider und unserem Partner peoplefone haben wir in diesem Anwenderbeispiel die zentrale Telefonanlage der Sander Pflege-Gruppe auf IP-Telefonie umgestellt.

Lesen Sie in diesem Bericht aus „IT- & Medizintechnik“ (HCM, 12. Jg., Ausgabe 03/2021) mehr darüber!

Dies ist nur ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung. Potential nach oben besteht weiterhin. Denn microPLAN hat noch viele weitere Lösungsangebote in petto – individuell auf jedes Unternehmen aus jeglichen Branchen umsetzbar.

Lassen Sie sich von uns ein eigenes Digitalisierungskonzept erstellen. 
Unsere IT-Experten stehen Ihnen dazu telefonisch unter 02572 9365 200 oder per E-Mail an vertrieb@microplan.de gerne zur Verfügung. 

Moderne, innovative und einfach bedienbare Kommunikationstechnologien sind das Steckenpferd der microPLAN Fachabteilung Telefonie. Das Team, bestehend aus qualifizierten und zertifizierten microPLAN Mitarbeiter*innen, hat sich auf VoIP-Telefonie, Alarmserver und Videoüberwachungen spezialisiert. Heute gehört die ausgereifte IP-Technik zu den Kernkompetenzen unseres Teams. Abgestimmt auf individuelle Bedürfnisse beraten wir über die Telefonie-Möglichkeiten, Alarmierungen und Videolösungen und stellen vollumfängliche Konzepte zusammen.

Zur Verstärkung unseres Telefonie-Teams in Emsdetten und Münster suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Administrator*in / Techniker*in (m/w/d) im Bereich Voice over IP (VoIP) (auch als Quereinstieg).